Secrétaire H/F

·      organise les agendas de la direction générale (réunions internes et externes)

·      prépare les déplacements de la direction générale

·      accueille les visiteurs de la direction générale

·      réceptionne et gère les communications téléphoniques de la direction générale

·      réalise différents documents à la demande de la direction générale

·      rédige, met en forme et diffuse les courriers, mails, notes et comptes rendus à partir de notes prises, transmises ou à partir d’un enregistrement

·      gère le courrier entrant et sortant du siège et en provenance des agences (réception, tri, distribution, affranchissement)

·      après relecture, présente à la signature de la direction générale les différents documents remis par les directions et services de l’Office

·      établit le semainier

·      gère les fournitures du secrétariat de direction générale

·      assure le suivi tarifaire des timbres postaux et l’approvisionnement des agences

·      classe, numérise et archive les dossiers de la direction générale et du secrétariat de direction générale

·      gère les plannings des salles de réunion et s’assure que les salles soient bien pourvues du matériel sollicité

·      contacte les directeurs et responsables de service afin d’alimenter les dossiers de travail de la direction générale

·      seconde l’assistante de direction dans la préparation des réunions de conseil d’administration, de bureau, et commissions

·      suit de façon hebdomadaire les états de présence des administrateurs aux différentes instances de l’Office

·      procède trimestriellement au remboursement des frais de déplacement des administrateurs et suit le budget relatif auxdits remboursements

·      assure les missions de l’agent d’accueil du siège en son absence